Miten valita hyvä sähköpostiosoite niin yritykselle kuin yksityiskäyttöön

Sähköpostin käyttäjän opas

Sähköposti on lähes välttämätön asioiden hoidossa, sillä sen avulla pidetään yhteyttä ystävien ja kollegoiden kanssa, ja sitä tarvitaan uusien asiakassuhteiden luomisessa. Yritysten välinen kirjeenvaihto on usein sähköpostin varassa.

Mistä sähköpostiosoite koostuu? Muoto ja tekniset rajoitteet

Sähköpostiosoite koostuu kolmesta osasta: käyttäjänimestä, @-symbolista ja verkkotunnuksesta. Jos jokin näistä puuttuu tai on virheellisesti muotoiltu, viesti ei mene perille, vaan saat ilmoituksen toimittamatta jääneestä viestistä. Siksi on tärkeää, että osoite on helppo muistaa ja kirjoittaa.

Käyttäjänimi

Käyttäjänimi eli käyttäjätunnus on osoitteen ensimmäinen osa. Se voi olla oma nimesi, yrityksesi nimi tai mikä tahansa tunniste, johon haluat vastaanottajan yhdistävän sinut. Käyttäjänimen valintaan liittyy teknisiä rajoitteita, jotka kannattaa huomioida, jotta viestit menevät varmasti perille:

• Vältä erikoismerkkejä ja kirjoita osoite pienillä kirjaimilla.
• Vältä ääkkösiä ja muita kansallisia erikoismerkkejä, sillä osa palveluista ei hyväksy niitä lainkaan.
• Voit erottaa etunimen ja sukunimen pisteellä tai viivalla, mutta älä sijoita pistettä käyttäjänimen alkuun tai loppuun.

@-symboli ja verkkotunnus

Käyttäjänimen jälkeen tulee @-merkki, joka ohjaa käyttäjätunnuksesi oikeaan verkkotunnukseen, esimerkiksi kayttajanimi@sinunyritys.fi. Osoitteen viimeinen osa on verkkotunnus eli domainpääte. Yrityksen sähköpostissa se on yleensä yrityksen oma verkkotunnus, kuten sinunyritys.fi. Lue myös vinkit siihen, kuinka valitset verkkotunnuksen nimen yrityksellesi.
Lue vinkit, ääkköset verkkotunnuksissa.

Ääkköset sähköpostiosoitteessa ja verkkotunnuksessa

Ääkkösiä eli kansallisia erikoismerkkejä (ä, ö, å) ei kannata käyttää sähköpostiosoitteessa eikä verkkotunnuksessa, sillä kaikki sähköpostiohjelmat eivät vieläkään tue niitä. Pahimmillaan viestit eivät mene perille. Käytä siis osoitteessa vain kirjaimia a–z. Lue lisää ääkkösten käytöstä verkkotunnuksissa Traficomin sivuilta.

Hyvä sähköpostiosoite yksityishenkilölle

Hyvä sähköpostiosoite yksityishenkilölle on helposti muistettava ja kertoo selkeästi, kuka on viestin lähettäjä. Sähköpostiosoite on usein ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee, joten siihen kannattaa panostaa – olitpa hakemassa työpaikkaa tai asuntoa. Osoitteen voi luoda kahdella tavalla:

Ilmainen sähköpostiosoite geneerisellä päätteellä kuten .gmail, .outlook tai .yahoo

Voit luoda ilmaisen sähköpostiosoitteen geneerisellä päätteellä, kuten @gmail.com, @outlook.com tai @yahoo.com. Suosituimmat henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitetut palvelut ovat Google, Microsoft ja Yahoo. Geneerinen pääte viestii, että hoidat yksityisasioita etkä ole yrityksen asialla. Palveluiden etuna on, että ne ovat ilmaisia ja nopeita ottaa käyttöön. Heikkoutena on, että yleisimmät käyttäjänimet ovat usein jo varattuja.

Mitä teen, jos oman nimen mukainen osoite on jo varattu?

Jos yhdistelmä etunimi.sukunimi on jo varattu, kokeile lisätä toisen nimen etukirjain nimien väliin, esimerkiksi matti.t.meikalainen@gmail.com. Jos nimesi on yleinen etkä saa muodostettua hyvää osoitetta, kannattaa viimeistään harkita oman verkkotunnuksen rekisteröimistä ja sähköpostia sen yhteyteen. Näin saat juuri sellaisen osoitteen kuin haluat.

Tässä muutama esimerkki hyvistä ja vältettävistä osoitteista:

HYVÄ OSOITE	VÄLTA
etunimi.sukunimi@yritys.fi	supermyyja_94@gmail.com
etunimi@yritys.fi	yritys.oy@gmail.com
myynti@yritys.fi	etunimi@yritäs.fi (ääkköset)
etunimi@etunimisukunimi.fi	info.myynti.tuki@yritys.fi (liian pitkä)

Hyvä sähköpostiosoite yritykselle (yrityssähköposti)

Hyvä sähköpostiosoite yritykselle eli yrityssähköposti on muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi tai info@yritys.fi ja käyttää yrityksen omaa verkkotunnusta. Oma verkkotunnus helpottaa pienenkin yrityksen markkinointia ja myyntiä, ja voit hankkia osoitteen, vaikka sinulla ei vielä olisi verkkosivuja.

Omalla verkkotunnuksella lähetetty viesti antaa yrityksestä huomattavasti luotettavamman kuvan kuin gmail-osoitteesta lähetetty. Ei riitä, että tuote tai palvelu on kunnossa – myös sähköpostin kaltaisten perusasioiden on oltava asiakkaiden silmissä uskottavia.

Mitä huomioida yrityssähköpostia hankkiessa?

Yritykset arvostavat sähköpostijärjestelmässä ennen kaikkea tietoturvaa ja helppokäyttöisyyttä. Varmista, että valitsemasi järjestelmä täyttää seuraavat vaatimukset:

• Huipputason tietoturva ja salaus.
• Yhteensopivuus yleisten sähköpostiohjelmien kanssa.
• Kehittyneet roskapostisuodattimet ja virustorjunta.
• Perillemenoa parantavat SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet.

Sähköposti omalla domainilla – näin se onnistuu

Sähköposti omalla domainilla kannattaa ottaa käyttöön heti yrityksen perustamisvaiheessa, sillä se maksaa itsensä nopeasti takaisin ja erottaa sinut kilpailijoista. Suurin osa yritysten osoitteista on muotoa etunimi.sukunimi@yrityksennimi.fi tai info@yrityksennimi.fi.

Myös yksityishenkilö hyötyy omasta verkkotunnuksesta: osoite muotoa etunimi@etunimisukunimi.fi auttaa erottumaan työnhaussa ja verkostoitumisessa. Sähköpostin omalla verkkotunnuksella voi hankkia verkkotunnuksen rekisteröinnin yhteydessä, vaikka et tekisi kotisivuja lainkaan.

Tutustu sähköpostiin omalla domainilla

Sähköpostialiakset: info@, myynti@ ja muut vaihtoehtoiset osoitteet

Sähköpostialiakset ovat vaihtoehtoisia osoitteita, joihin tulleet viestit ohjataan varsinaiseen postilaatikkoosi. Yrityssähköpostia muodostaessa kannattaa huomioida osoitteet, joihin asiakkaat ovat tottuneet lähettämään postia, kuten info@ ja asiakaspalvelu@.

Esimerkiksi jos varsinainen osoitteesi on etunimi@verkkotunnus.fi, aliaksia voivat olla etunimi.sukunimi@verkkotunnus.fi, info@verkkotunnus.fi, asiakaspalvelu@verkkotunnus.fi, tuki@verkkotunnus.fi tai myynti@verkkotunnus.fi. Jos etu- tai sukunimesi on erikoinen, kannattaa tehdä ohjaukset myös yleisimmistä väärinkirjoitetuista muodoista. Ilman näitä ohjauksia osa yhteydenotoista voi jäädä kokonaan saamatta.

Miten luot sähköpostin omalla verkkotunnuksella?

Saat sähköpostin omalla verkkotunnuksella käyttöön helposti ja nopeasti SpeedZonen kautta. Maksat aina vain toteutuneiden kulujen mukaan, ja palvelun tilattuasi voit luoda tarvitsemasi määrän postilaatikoita. Käytännössä riittää, että rekisteröit verkkotunnuksen ja otat sähköpostin käyttöön sen yhteydessä.

Luo sähköposti omalla verkkotunnuksella

Usein kysytyt kysymykset

Saako sähköpostiosoitteessa olla ääkkösiä?

Ei kannata. Vältä ä-, ö- ja å-kirjaimia sekä osoitteessa että verkkotunnuksessa, sillä kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue niitä. Pahimmillaan viestit eivät mene perille. Kirjoita osoite pienillä kirjaimilla ilman erikoismerkkejä.

Mikä on hyvä sähköpostiosoitteen muoto yritykselle?

Yleisimmät ja toimivimmat muodot ovat etunimi.sukunimi@yritys.fi ja info@yritys.fi. Oma verkkotunnus antaa ammattimaisen kuvan ja parantaa yrityksen uskottavuutta.

Tarvitsenko verkkosivut saadakseni sähköpostin omalla verkkotunnuksella?

Et tarvitse. Voit rekisteröidä verkkotunnuksen ja ottaa sähköpostin käyttöön, vaikka et tekisi lainkaan kotisivuja.

Mitä sähköposti omalla domainilla maksaa?

Hinta riippuu palvelusta ja postilaatikoiden määrästä. SpeedZonella on esimerkiksi Ilmainen sähköposti omalla domainilla-palvelu, mutta sähköposti on ilmainen myös kaikissa webhotellipaketeissamme.

Mitä eroa on ilmaisella ja maksullisella sähköpostilla?

Ilmainen sähköposti, kuten Gmail, on nopea ottaa käyttöön, mutta geneerinen pääte heikentää uskottavuutta. Oma verkkotunnus erottaa sinut ja antaa luotettavamman kuvan asiakkaille.